自分に当てはめるときは、性格よりも行動を見る

「仕事ができる人」と聞くと、何でも手際よくこなせる人を思い浮かべるかもしれません。でも、得意な場面と苦手な場面は、同じ人の中にもあります。講座の進行は上手でも、日程変更の案内では行き違いが起きることがあります。

そこで、「私は仕事ができない」と決める前に、「どの場面で、何が止まっていたか」を見てみましょう。たとえば、返信が遅れた理由が、空き日程を確認するまで返事ができないと思っていたことなら、先に受け取ったことと回答の目安を伝えるだけでも、次の対応は変わります。

仕事の進み方に差が出やすい5つの行動

1．答えがそろう前でも、最初の一歩を早く出す

仕事が進みやすい人は、問い合わせにその場で答えられなくても、受け取ったことと次の予定を伝えます。対応が止まりやすい人は、きちんと答えようとして、必要な情報がそろうまで連絡そのものを後回しにしがちです。

たとえば、日程変更の相談が来たとき、すぐに空きを確認できなくても、「ご連絡ありがとうございます。空き日程を確認し、明日の夕方までにお返事します」と伝えられます。相手は、いつまで待てばよいかがわかります。

講師の仕事で大切なスピード感とは、何でも即答することではありません。今できる対応を進め、確認が必要なことには、守れる回答の目安を伝えることです。

2．相手の言葉を受け入れてから、何を変えるか考える

生徒さんから「説明が難しかった」と言われたとき、「前にも説明しました」と返すと、どこが伝わらなかったのかを聞く機会を逃してしまいます。まずは「どの言葉や手順で迷いましたか？」と聞いてみましょう。専門用語が難しかったのか、練習を始める順番がわからなかったのかで、見直すところは変わります。

受け入れるとは、相手の意見にすべて同意することでも、要望をすべて引き受けることでもありません。相手にはそう伝わったことを受け止め、事情を確かめたうえで、対応を決めることです。

3．何のための仕事かを確かめて、先にやることを決める

講座の前日に、資料の見た目を整えることと、参加者に開始時間や持ち物を伝えることが残っていたとします。どちらも講師の仕事ですが、参加者が準備に困っているなら、先に案内を送るほうが役に立ちます。

やることが重なったときは、「自分が今すぐ取りかかりやすいのはどれか」に加え、「相手が次に動くために必要なのはどれか」を考えてみてください。何を先に済ませるかが決めやすくなります。

4．約束を具体的にし、変わるときは早めに知らせる

「後で資料を送ります」だけでは、当日中なのか、次の講座までなのかがわかりません。「今日使った練習資料を、金曜日までにメールでお送りします」と伝えれば、送る内容と期限が双方にわかります。

もし予定どおりに送れないとわかったら、期限を過ぎる前に連絡し、新しい予定を伝えましょう。講師への信頼は、当日の教え方に加え、こうした小さな約束をどう扱うかでも育ちます。

5．終わった仕事を振り返り、次回のやり方を一つ変える

毎回「次はもっとわかりやすく教えよう」と思っていても、何を変えるかが決まらなければ、同じ説明になりやすいものです。たとえば、練習を始めるところで何度も質問が出るなら、「次回は最初の手順を実演してから、各自で試す時間を取る」と決めてみましょう。

試した後は、質問が減ったかだけでなく、生徒さんが自分で練習を始められたか、どこで迷ったかを確かめます。役立った方法は次も使い、伝わりにくかったところはもう一度見直します。

まず意識したいのは「早く一歩を出すこと」と「相手の言葉を受け入れること」

5つを一度に変える必要はありません。どこから始めるか迷うなら、まずは返事や着手のスピード感と、意見や指摘をいったん受け入れる姿勢を見直してみてください。

たとえば、生徒さんから「案内にあった内容を、講座で扱わなかったように思います」と連絡が来たとします。すぐに説明できなければ、まず連絡を受け取ったことと回答の目安を伝えます。そのうえで、募集時の案内と実際に扱った内容を照らし合わせ、必要なら相手がどの内容を指しているか聞きます。食い違いがあれば、確認できたことと今後の対応を伝えます。

先に一報を入れることで相手の待ち時間に見通しが立ち、指摘を受け止めることで何を確かめるべきかが見えてきます。すぐに結論を出せない場面でも、この二つは始められます。

今日の実践：最近の仕事を一つ、自分に当てはめてみる

最近の問い合わせ対応、講座、個別相談の中から、少し気になっている場面を一つ選び、次の問いに答えてみてください。

1. 相手は、何を知りたかったり、何を待っていたりしましたか？
2. 自分が実際にしたことと、相手から実際に聞いたことは何ですか？
3. 5つの行動のうち、次に同じ場面が来たら、どれを一つ変えますか？

たとえば、「返信を早くする」より、「日程をすぐに確定できないときは、確認して返事をする時期を先に伝える」と書いたほうが、次の問い合わせで実行しやすくなります。

よくある質問

返信が遅いだけで、仕事ができないと思われますか？

返信の早さだけで仕事全体は判断できません。大切なのは、相手が必要なときに、返事の見通しを持てることです。すぐに答えられない場合は、受け取ったことと回答の目安を伝えましょう。

納得できない指摘でも、受け入れるべきですか？

指摘の内容に同意する必要はありません。まず、相手がどの場面について何を感じたのかを聞きます。そのうえで、事実や事前の約束を確認し、見直す点と、理由を説明する点を考えましょう。

5つとも苦手に感じるときは、何から始めればよいですか？

今、相手を待たせている返事や、期限が近い約束があれば、そこから対応しましょう。急ぐものがなければ、最近何度も起きた困りごとを一つ選び、次の仕事で試せる行動に変えてみてください。

まとめ＋要約

仕事ができる人とできない人の違いを自分に当てはめるときは、自分に点数をつけるより、仕事のどの場面で行動を変えられるかを考えてみましょう。

• 答えがそろう前でも、今できる一歩を早く出す。
• 相手の言葉をいったん受け入れ、何が起きたかを確かめる。
• 仕事の目的を見て、相手が次に動くために必要なことから進める。
• 約束の内容と期限を具体的にし、変更があれば早めに知らせる。
• 仕事が終わったら、次回のやり方を一つ見直す。

まずは、次の問い合わせや講座でできることを一つ決めてみてください。

次回：講師の仕事でいう「スピード感」とは？

Day2では、急いで答える場面と、確認してから答える場面の見分け方を取り上げます。問い合わせ、日程変更、生徒さんからの質問を例に、相手を待たせたままにせず、落ち着いて対応する方法を考えます。

講師としての仕事の進め方を見直したい方へ

返信が後回しになる、案内と実際の講座で行き違いが起きる、生徒さんからの意見にどう返せばよいか迷う。気になる場面がある方は、現在の活動内容と、最近困ったことを一つお聞かせください。何から見直すとよいか、一緒に整理します。

クライアントや生徒さんの氏名など、個人を特定できる情報は記載せずにお送りください。

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